このコンテンツは2010年くらいに作成したコンテンツの再掲載です。
最近では情報のほとんどをデジタル化したので手帳は、長期目標と当日の予定・実績を記録するためのものとなっています。
数年前から、手帳をあるシステムに切り替えました。 FranklinCovey社のシステムです。
七つの習慣などで知っている人も多いかもしれません。
この手帳に切り替えてから、自分の生活スタイルや、今まで目標としていたことを確実に実現する方法などが身に付いたように感じます。
当然、このスタイルが身に付き自分の考え方が変わる前に、失敗してしまった取り返しのつかない事態も経験したわけなのですが・・・
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週間手帳と一日手帳と長期目標
今現在、私は2種類のスケジュールを利用しています。一つは一週間で見開き1ページになっているもので、前後のページには一週間のタスクとそのレポートを記述できるページが用意されているものです。
もう一つのスケジュール帳は一日で見開き1ページになっているものです。これはその日ごとの予定を立てたりそのタスクの状況を記録するのに使用します。
一週間スケジュール帳が未来の「予定」を管理するものだとすると、一日スケジュール手帳は、「実績」を管理するものになります。
これ以外に、長期目標を記録したシートを手帳にはさんでいます。
この長期目標には、これから実行しようとしているプロジェクトや身に付けようとしているスキルなどが記述されており、そのためのタスクリストと実行の”おおよその”時期が記録されています。
この二種類のスケジュール表と長期目標のシートを利用するようになり、今までダラダラと過ごしてしまいがちだったのが、目標を達成する面白さに変わってきました。
この方法に出会って4年ほど経ちますが、もう少し前に知っていたらと思うときがあります。当然失敗してしまったことを悔やんでも、その失敗が帳消しになるわけではないのですが・・・
基本行動と手帳との関係
私の一日の行動は、朝一番のタスクを確認して実行することから始まります (大体は、ごみ捨てや部屋の掃除だったりと、たいしたことの無いものですが)。
その後、会社に出社して始業するまでの15～20分の間に、その日に実行するタスクや先のタスクの調整を実行します。
このとき、リスケジュールをかける必要があるものはメールで連絡を出すようにしています (個人的に電話は嫌いなので、殆どメールで連絡しています)。タスクの作成などはFranklinCoveyのシステムどおりの方法ですので、たいしたことはしていません。
おおよそ一日が過ぎると、夕方、会社を出るときに次の日のタスクのピックアップをはじめます。また自宅に帰ってからやることも確認します。
仕事がよほどでない限り、日曜日だけは休むようにしています(土曜日は大体、何らかの作業をしています)。
日曜日は、前の週に起きたことをまとめて、次の週のスケジュールの概略を立てたり、長期目標の進捗を確認したりの時間に宛てることが多くなっています。
ここで自分の目標がどこまで実現しているのか、もしくは遅れているのかを確認します。
あまりにも先々のスケジュールを見ながら今のタスクを調整するので、知ってる人から、「段取りクン」と呼ばれることが有るんですが・・・
多分、全く逆なんですよね。予定を決めておかないと、ダラダラしちゃうんで、先に決めてしまってるんです。
買い物や外出のときにも、大体 どのルートで回るかとか決めちゃいますし。あても無くブラブラというのは・・・少ないですね。
まあ、今日はブラブラしようかなと、決めちゃうと、本当に気が済むまでブラブラしてますけど・・・
手帳の中身・・・
他人の手帳の中身には興味ないものかも知れませんが・・・
私の手帳には、次のようなものがファイルされています。
ただ、ファイルする量が多いので、破裂しそうになっていますが・・・
- 週間スケジュール(大体 過去と未来で2か月分)
- 一日スケジュール(1か月分)
- 長期目標シート
- プロジェクト管理シート(会社用)
- プロジェクト管理シート(個人用)
- パーソナル(友達/ブレーン)管理シート
- コンタクト(企業)管理シート
これだけ持ち歩くと、重たいです。
手帳が凶器みたいな重量を持ちます。
事実、28mmのリングの手帳では、簡単にあふれる量です。38mmでも、メモを追加していくと、月末には手帳がはじけそうになります。